Администратор что нужно делать. Должностные обязанности администратора офиса

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Как правильно составить должностную инструкцию?

Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.

Зачастую такой документ имеет четыре пункта:

1. Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
2. Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
3. Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
4. Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.

Образец должностной инструкции

Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.

I. Общие положения

1. Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
2. На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
3. Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
4. Администратор должен уметь:

• правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
• устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
• грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.

II. Обязанности

Администратор обязан:

1. Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
2. Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
3. Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
4. Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
5. Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
6. Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
7. Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.

III. Права

Данный специалист имеет право:

1. Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
2. Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
3. Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
4. Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.

IV. Ответственность

К администратору могут быть применены следующие взыскания:

1. За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
2. За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.

Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.

Должностные обязанности администратора магазина

Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:

• улучшение работы продавцов;
• разработку маркетинговых приемов;
• контроль над качеством товара.

Должностные обязанности администратора ресторана

Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.

Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:

• организация слаженной работы персонала;
• общение с клиентами;
• создание благоприятной атмосферы в помещении;
• предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.

Отельный бизнес

Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.

Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:

• обеспечивать комфорт постояльцев;
• предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
• следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
• вести учет бронирования мест;
• наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.

Особая категория администраторов

Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.

Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.

Профессия администратора является широко распространенной и востребованной в наши дни. Без администратора не обойтись в гостиничной сфере, туристических комплексах, салонах красоты, крупном магазине, частных образовательных центрах, клиниках, в развлекательном центре, спортивных заведениях - и это далеко не весь список возможных мест работы. График работы администратора в большинстве случаев посменный.

Функциональные и должностные обязанности администратора

Функциональные обязанности администратора бывают размытыми: в некоторых компаниях администратор может выполнять несколько ролей одновременно: и функции офис-менеджера, и секретаря, и референта, и помощника руководителя. Администратор является ответственным за прием, регистрацию, размещение, обслуживание, консультирование клиентов, работает с документацией, отвечает на телефонные звонки.

Квалификационные требования к администратору

Иногда к администратору работодатели предъявляют довольно мягкие требования: достаточно среднего образования, наличие опыта работы необязательно. В последнее время большинство работодателей требуют от претендентов на должность администратора высшее образование, знание иностранного языка, компьютера на уровне уверенного пользователя, наличие опыта работы в данной сфере. Помимо этого, администратор должен обладать хорошими коммуникационными навыками, приятной внешностью, иметь грамотно поставленную речь, обладать навыками работы с деловой документацией, техникой общения по телефону, быть знакомым с правилами поведения в конфликтных ситуациях. Также администратор должен уметь планировать, убеждать, контролировать, быть способным самостоятельно принимать решения.

Карьера и зарплата администратора

Администратор - профессия не на всю жизнь, это хорошая стартовая площадка на пути дальнейшего карьерного роста. Заработная плата администратора, как правило, не очень высокая, зависит от места работы и характера возложенных на него функциональных обязанностей.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Администраторы на сегодняшний день - довольно востребованный персонал. Это должность является руководящей, поэтому требует определенных навыков, ответственности и знаний. Работа администратором везде хорошо оплачивается, однако и требования к кандидату довольно высокие. Администратором можно работать в любой сфере, но каждая из них накладывает на его деятельность определенный отпечаток и требует наличия специфических знаний. Но в любом случае, коммуникабельность, умение убеждать, красиво говорить и производить впечатление – эти личные свойства, которые помогут стать хорошим администратором и хорошо оплачиваемую.

Те, кто только мечтают получить работу администратора, должны знать, что это профессия – не просто руководитель, это распорядитель. В его основные задачи входит эффективное и культурное обслуживание клиентов. Он чаще всего первым встречает потенциальных клиентов и консультирует их по вопросам предоставляемых услуг, помогает им разобраться, определиться и подобрать максимально удовлетворяющий их потребностям и пожеланиям вариант. Администратор обязан создать для клиентов самые комфортные условия. Также чаще всего в его обязанности входит контроль и учет поступления и расходования материальных ценностей, и он теснее всех общается с посетителями. Именно на его плечи ложится решение всех конфликтных ситуаций. А это значит, что работа администратором требует наличия хорошей выдержки, воспитанности и сообразительности, ведь в каждой конфликтной ситуации важно, чтобы в итоге клиент остался довольным. Поэтому администратор должен рассмотреть претензии к обслуживанию, а также подобрать комплекс организационно-технических мероприятий, которые бы исчерпали конфликт. Однако, главная его задача – это предусмотреть и вовремя предупредить возможность возникновения конфликта.

На самом деле , а точнее администратора, не простая и требует быть немного психологом, стратегом и уметь все просчитывать на несколько шагов вперед. Также стоит отказаться от данной работы, тем людям, которые не любят или не могут находить общий язык с разными людьми. Ведь каждый день администратор принимает огромное количество посетителей и с каждым из них необходимо поговорить. Поэтому если Вы любите тишину и спокойствие эта работа не для Вас. Вряд ли подойдет такая работа по типу темперамента взрывным холерикам или спокойным меланхоликам. Эта работа требует энергии. Ведь помимо общения с клиентами, необходимо и осуществлять обеспечение всем необходимым рабочий персонал. Помимо всего, надо следить за чистотой и комфортом в помещениях. Это не значит, что администратор обязан сам проводить уборку, но если он видит, что его персонал по каким-либо причинам не справляется, он должен взять на себя часть их работы. Ведь при любой ситуации клиент должен остаться довольным. Администратор постоянно находится в тесным контакте с рабочим персоналом – своими подчиненными. Поэтому он должен следить за тем, чтобы все хорошо выполняли свои обязанности, соблюдали правила поведения, санитарно-гигиенические нормы, правила охраны труда и внутреннего трудового распорядка. Администратор должен полностью контролирует их работу. Его задача сделать функционирование предприятия максимально эффективным, если он обнаруживает какие-либо недостатки или слабые стороны, именно он должен рапортовать владельцам компании или вышестоящему руководству.

Какие знания требует работа администратором ? В первую очередь, это действующие на предприятия нормы, внутренние приказы, распоряжения, трудовой распорядок, руководящие и нормативные документы, хорошо знать права и обязанности работников, которые находятся у него в прямом подчинении. Также он должен знать специфику работы предприятия, полный спектр предоставляемых услуг, порядок обслуживания клиентов. Лучше всего, если работник будет иметь экономическое или финансовое образование, образование в сфере менеджмента, экономики или психологии, потому что эти знания окажутся не лишними в его повседневной работе.

Если Вы задумываетесь о администратором или Вы хотите себе попробовать в этом качестве, то лучше обратиться в кадровое агентство. Там с Вами проведут беседу, тестирование на профпригодность, а главное подберут подходящую и желаемую вакансию.

Администратор — достаточно универсальная профессия. Для того, чтобы попробовать себя в ней, не нужно обладать глубокими знаниями какого-то узкого профиля. Главные качества для начинающего специалиста подобного рода — это:

• общительность и умение легко ладить с людьми;
• способность грамотно говорить;
• внимательность;
• эмоциональная устойчивость;
• интерес к делу, стремление относиться к нему неформально.

Обладание перечисленными чертами позволит легко сориентироваться в обязанностях, которые диктуются своеобразием организации — будь то стоматологическая клиника или спортивный клуб.

Впрочем, нет правила без исключений: в некоторых престижных компаниях к администраторам предъявляются довольно строгие требования — безукоризненное знание иностранных языков и определенных законодательных актов, наличие высшего экономического либо менеджерского образования и т.п.

Основные обязанности администратора

Администратор, по сути, является распорядителем. Конкретный круг его обязанностей напрямую зависит от типа учреждения. В распорядителях нуждаются:

• гостиницы и отели;
• крупные магазины;
• кафе и рестораны;
• фитнес-центры;
• частные клиники;
• косметологические салоны;
• развлекательные клубы.

Специалист, как правило, взаимодействует и с клиентами, и с младшим персоналом. Например, администратор ресторана отвечает не только за прием гостей и организацию банкетов, но и за обучение новичков. Ему приходится заниматься и оформлением документов — заполнением отчетности, ведением инвентаризации, составлением графиков занятости и отпусков.

Сотрудник, работающий в магазине, обязан практически постоянно находиться в торговых залах. Для него обычно бывает обустроено отдельное место, однако на практике ему редко удается скучать за стойкой: надо и принять товар, и проследить за тем, правильно ли продавцы разложили полученную продукцию на полках, и ответить на вопросы покупателей.

Администратор клиники обслуживает в первую очередь посетителей — отвечает на телефонные звонки, заводит индивидуальные карты, принимает плату за прием. Также ему приходится выполнять поручения руководства — отправлять факсы, разбирать корреспонденцию. Трудясь в медучреждении, поневоле приходится знакомиться с азами медицины — важно отчетливо понимать, какими компетенциями располагает каждый доктор или диагност.

Постоянный контакт с людьми, причем часто недовольными и настроенными на конфликт — пожалуй, самый существенный минус профессии . Даже в тех случаях, когда по-человечески следовало бы ответить на чьи-то претензии резко, администратор обязан оставаться вежливым и улыбчивым.

Рабочий день распорядителя чаще всего совпадает с рабочим днем компании : администратор утром открывает зал, а вечером запирает его. В тех случаях, когда фирма не закрывается по ночам (например, бар) составляется сменный график.

Перспективы трудоустройства и карьерного роста

Востребована ли профессия администратор?

Вполне. В кадрах данной специализации заинтересована очень значительная доля российских нанимателей. На нашем сайте регулярно обновляются , смотрите их. Если вы уже представляете, в учреждении какого типа хотите работать, обратите внимание на подборки свежих вакансий для распорядителей.