Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Основные задачи мотивации:
Формирование у каждого сотрудника понимания сущности и значения мотивации в процессе труда;
Обучение персонала и руководящего состава психологическим основам внутрифирменного общения;
Формирование у каждого руководителя демократических подходов к управлению персоналом с использованием современных методов мотивации.
Для решения указанных задач применяются различные методы мотивации. Самым первым и наиболее распространенным методом был метод наказания и поощрения, так называемая политика "кнута и пряника". Этот метод использовался для достижения желаемых результатов и просуществовал довольно долго в условиях административно-командной системы. Постепенно он трансформировался в систему административных и экономических санкций и стимулов.
Такой метод эффективен при повторяющихся рутинных операциях, незначительной содержательной части работы, невозможности поменять место работы (по разным причинам), а также в условиях бригадных и коллективных подрядов, где действовали регламентированные надбавки и содержания.
С повышением роли человека-личности появились психологические методы мотивации. В основе этих методов лежит утверждение, что основным модифицирующим фактором являются не только материальные стимулы, но и нематериальные мотивы, такие как: самоуважение, признание со стороны окружающих членов коллектива, моральное удовлетворение работой и гордость своей фирмой. Такие методы мотивации базируются на изучение потребностей человека, т.е. осознанного недостатка в чем-либо. Ощущение недостатка в чем-либо имеет вполне определенную цель, которая и служит средством удовлетворения потребностей.
Изучение потребностей человека привело к появлению двух глобальных теорий мотивации: содержательной теории и процессуальной.
В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы воздействуют на человека извне и изнутри. Они заставляют его осознанно или же неосознанно совершать поступки. При этом связь между отдельными силами и действиями человека опосредована очень сложной системой взаимодействий и взаимосвязей, в результате чего различные люди могут совершенно по-разному реагировать на одинаковые воздействия. Более того, поведение человека и осуществляемые им действия, в свою очередь, также могут влиять на окружение и вызывать обратную реакцию, в результате чего меняется как степень воздействия, так и направленность поведения, вызываемая этим воздействием.
Принимая во внимание сказанное, можно попытаться дать более детализированное определение мотивации. Мотивация - это совокупность внутренних и внешних сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на определенные целей. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека.
Для того, чтобы всесторонне раскрыть понятие мотивации, необходимо рассмотреть три аспекта этого явления:
Что в деятельности человека находится в зависимости от мотивационного воздействия;
Каково соотношение внутренних и внешних сил;
Как мотивация соотносится с результатами деятельности человека.
Прежде чем приступить к рассмотрению этих, остановимся на уяснении смысла основных понятий, которые будут использованы в дальнейшем.
Потребности - это то, что возникает и находится внутри человека, что достаточно общее для разных людей, но в то же время имеет определенное индивидуальное проявление у каждого человека. Наконец, это то, от чего человек стремится освободиться, так как, пока потребность существует, она дает о себе знать и "требует" своего устранения. Люди по-разному могут пытаться устранять потребности, удовлетворять их, подавлять или не реагировать на них. Потребности могут возникать как осознанно, так и неосознанно. При этом не все потребности осознаются и осознанно устраняются. Если потребность устранена, то это не предполагает, что устранена навсегда. Большинство потребностей периодически возобновляются, хотя при этом могут менять форму своего конкретного проявления, а также степень настойчивости и влияния на человека.
Мотив - это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится "внутри" человека, имеет "персональный" характер, зависит от множества и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с мотивов. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что надо сделать и как будет осуществлено это действие. В частности, если мотив вызывает действия по устранению потребности, то у различных людей эти действия могут быть совершенно отличны, даже если они испытывают одинаковую потребность. Мотивы поддаются осознанию - человек может воздействовать на свои мотивы, приглушая их действие или даже устраняя их из своей мотивационной совокупности.
Поведение человека обычно определяется не одним мотивом, а их совокупностью, в которой мотивы могут находиться в определенном отношении друг к другу по степени их воздействия на поведение человека, поэтому мотивационная структура человека может рассматриваться как основа осуществления им определенных действий.
Мотивационная структура человека обладает определенной стабильностью. Однако она может меняться, в частности, сознательно в процессе воспитания человека, его образования.
Мотивирование - это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. Мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления в очень большой степени зависит от того, насколько успешно осуществляется процесс мотивирования.
В зависимости от того, что преследует мотивирование, какие задачи оно решает, можно выделить два основных типа мотивирования. Первый тип состоит в том, что путем внешних воздействий на человека вызываются к действию мотивы, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для мотивирующего субъекта результату. При данном типе мотивирования надо хорошо знать то, какие мотивы могут побуждать человека к желательным действиям, и то, как вызывать эти мотивы. Этот тип мотивирования во многом напоминает вариант торговой сделки: "Я даю тебе, что ты хочешь, а ты даешь, что я хочу". Если у двух сторон не оказывается точек взаимодействия, то и процесс мотивирования не сможет состояться. Второй тип мотивирования своей основной задачей имеет формирование определенной мотивационной структуры человека. В этом случае основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действии человека, и наоборот, ослабить те мотивы, которые мешают эффективному управлению человеком. Этот тип носит характер воспитательной и образовательной работы и часто не связан с какими-то конкретными действиями или результатами, которые ожидается получить от человека в виде итога его деятельности. Второй тип мотивирования требует гораздо больших усилий, знаний и способностей для его осуществления. Однако и его результаты в целом существенно превосходят результаты первого типа мотивирования. Организации, освоившие его и использующие в своей практике, могут успешнее и результативнее управлять своими членами.
Первый и второй типы мотивирования не следует противопоставлять, так как в современной практике управления прогрессивно управляемые организации стремятся сочетать оба эти типа мотивирования.
Стимулы выполняют роль рычагов воздействия или носителей "раздражения", вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, что предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий. Человек реагирует на стимулы не обязательно сознательно. На отдельные стимулы его реакция даже может не поддаваться сознательному контролю.
Реакция на конкретные стимулы неодинакова у различных людей. Поэтому сами по себе стимулы не имеют абсолютного значения или смысла, если люди не реагируют на них. Например, в условиях денежной системы, когда практически ничего невозможно купить за деньги, заработная плата и денежные знаки в целом теряют свою роль стимулов и могут быть очень ограниченно использованы в управлении людьми.
Процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных форм является материальное стимулирование. Роль данного процесса стимулирования исключительно велика.
Однако очень важно учитывать ситуацию, в которой материальное стимулирование осуществляется, и стараться избрать преувеличения его возможностей, так как человек имеет очень сложную и не однозначную систему потребностей, интересов, приоритетов и целей.
Стимулирование принципиально отличается от мотивирования. Суть этого отличия состоит в том, что стимулирование - это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование. Чем выше уровень развития отношений в организации, тем реже в качестве средств управления людьми применяется стимулирование. Это связано с тем, что воспитание и обучение как один из методов мотивирования людей к тому, что члены организации сами проявляют заинтересованное участие в делах организации, осуществляя необходимые действия, не дожидаясь или же вообще не получая соответствующего стимулирующего воздействия.
Если посмотреть, на что в деятельности человека оказывает воздействие мотивация, то выяснится, что это следующие характеристики деятельности:
Старание;
Настойчивость;
Добросовестность;
Направленность.
Одну и ту же работу человек может делать, затрачивая различные усилия. Он может работать в полную силу, а может работать в полсилы. Также он может стремиться брать работу полегче, а может браться за сложную и тяжелую работу, выбирать решение попроще, а может искать и браться за сложное решение. Все это отражает то, какие усилия готов затрачивать человек. И зависит это от того, насколько он мотивирован на затрату больших усилий при выполнении своей работы.
Человек может по-разному стараться, выполняя свою роль в организации. Одному может быть безразлично качество его труда, другой может стремиться делать все наилучшим образом, работать с полной отдачей, не отлынивать от работы, стремиться к повышению квалификации, совершенствованию своих способностей, работать и взаимодействовать с организационным окружением.
Третья характеристика деятельности, на которую влияет мотивация, состоит в настойчивости продолжать и развивать начатое дело. Это очень важная характеристика деятельности, так как часто встречаются люди, которые быстро теряют интерес к начатому делу. И даже если они имели очень хорошие результаты деятельности в начале, потеря интереса и отсутствие настойчивости может привести к тому, что они сократят усилия и станут меньше стараться, выполняя свою роль на существенно более низком уровне по сравнению с их возможностями. Отсутствие настойчивости сказывается негативно на доведении дела до конца. Работник может выдвигать прекрасные идеи и ничего не делать для их выполнения, что на практике будет оборачиваться для организации упущенными возможностями.
Добросовестность при исполнении работы, означающая ответственное осуществление работы, с учетом всех необходимых требований и регулирующих норм, для многих работ является важнейшим условием их успешного выполнения. Человек может обладать хорошей квалификацией и знанием, быть способным и созидательным, много работать. Но при этом он может относиться к обязанностям "спустя рукава", безответственно. И это может сводить на нет все положительные результаты его деятельности. Руководство организации должно хорошо представлять себе это и стараться таким образом строить систему мотивирования, чтобы она развивала у сотрудников эту характеристику их поведения.
Направленность как характеристика деятельности человека указывает на то, к чему он стремится, осуществляя определенные действия. Человек может выполнять свою работу потому, что она приносит ему определенное удовлетворение (моральное и материальное), а может делать ее потому, что он стремиться помочь своей организации добиться ее целей. Для управления очень важно знать направленность действий человека, однако не менее важно также уметь, если надо, с помощью мотивирования ориентировать эти действия в направлении определенных целей.
Цель - это конечный желаемый результат, который определяется в процессе планирования и регулируется функциями менеджмента. (См. Целеполагание , Стратегические карты , Стратегическое бизнес-планирование)
Параметры выбора цели
Цели организации должны отвечать следующим параметрам:
S (Specific) – конкретность,
M (Measurable) – измеримость,
A (Affordable) – достижимость,
R (Realistic) – реалистичность,
T (Time-bound) – ограничение во времени.
Значение целей
Однако по поводу предметного и концептуального содержания термина есть различные мнения. Так, Наумов А. считает, что Цели подразделений нельзя рассматривать как элементы стратегии организации. Надо либо привязываться к задачам предприятия, которые, естественно, должны входить в ее стратегию, либо говорить об обособленной деятельности подразделения, каковая имеет такую-то цель (не проецируя эту деятельность на всю организацию). Как бы, организация в организации. Гиматов М.считает, что в любом случае, основная цель любой компании это процветание, достаток, доминирование.
Возникновение цели
Возникновение цели называют постановкой. Правильно поставленная цель задает критерии для ее идентификации, то есть дает возможность обоснованно ответить на вопрос - достигнута цель или нет. Существуют два основных вида постановки цели: прямая и опосредованная. В первом случае сначала ставится цель, затем определяются способы её достижения. В случае опосредования цели наличествует некоторый протекающий процесс. Субъект этого процесса намечает некоторое состояние объекта процесса, которое определяет как удовлетворяющее смыслу процесса. Тогда это состояние называется целью процесса.
Конечная и промежуточная цель
Если процесс, воздействующий на некоторый объект, прекращается при достижении цели, то цель называют конечной. Если нет, то промежуточной. В случае прямой постановки конечной цели на пути к её достижению могут выделять несколько промежуточных целей. В случае опосредованной постановки конечной цели промежуточные цели выделяют лишь изредка. На практике обычно промежуточные цели выделяют для длительных процессов, либо же процессов, очень сильно воздействующих на качественные характеристики их объектов. Управление по целям Это систематический и организованный подход, позволяющий менеджменту фокусироваться на достижении целей и добиваться наилучшего результата с помощью доступных ресурсов. В концепции «управление по целям» (англ. objective management) для достижения эффективности при постановке Цель проверяется по критериям акронима SMART:
Specific - чёткая, определённая. Цель «немедленно нажимать кнопку» не является чёткой, альтернативой будет «нажимать на кнопку в течение 1 секунды».
Measurable - измеримая. Цель должна подразумевать, либо оговаривать возможность измерения/проверки результата.
Achievable - достижимая. Цель должна быть выполнимой для конкретного исполнителя.
Relevant - соответствующая контексту. Достижение цели должно быть обеспечено ресурсами.
Time-bounded - ограниченная во времени. Нет времени - нет цели (есть мечты).
A и R имеют другие варианты расшифровки:
A: Agreed, Attainable, Assignable, Appropriate (соответствующий), Actionable
R: Realistic (реальная), Results, Results-focused/Results-oriented (сосредоточенный/направленный на результат), Resourced, но в принципе они соответствуют возможностям исполнителя и обеспеченности ресурсами.
Организация по определению – это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить то, что они не могут выполнить индивидуально.
Цели – это конечные состояния системы (в данном случае организации и ее элементов), которое стремиться добиться группа, работая вместе. В процессе планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.
У организации могут быть разнообразные цели; особенно это касается организаций различных типов. Например, организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены главным образом на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Государственные органы, некоммерческие учебные и научные учреждения, больницы не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Однако лежащие в их основе этические понятия в сочетании с острым чувством социальной ответственности зачастую являются скорее философией конкретных организаций, чем их природы как коммерческих или некоммерческих организаций.
Это разнообразие направлений деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того, чтобы получить, например, прибыль, предприятие должно сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность, – то есть в каждой функциональной области, о которой говорилось выше. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но они, вероятно будут уделять большее внимание социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.
Таким образом, любая организация ставит перед собой множество целей, разных по значимости, срокам их достижения и охвату персонала, занятого их достижением. Одни цели устанавливаются для всей организации в целом и на их достижение затрачиваются практически все имеющиеся ресурсы. Другие же определяются только для какой-то функциональной области, третьи – для конкретного человека или определенной группы людей.
Поэтому все многообразие целей, как правило, разделяют на четыре категории по степени охвата целью персонала организации и горизонту, на который эти цели определяются.
К первой категории относится только одна цель, называемая миссией организации. Миссия – это основная общая цель организации, четко выраженная причина ее существования. Все остальные цели вырабатываются для осуществления этой миссии.
Значение миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат критериями для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какова основная цель их организации, то у нее не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.
Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решения только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство целей, имеющее существенное значение для успеха организации. Неудивительно, что такие исключительно преуспевающие организации, как IBM, Ford, Delta Air Lines, McDonalds, Sony Corporation, Kodak и Гарвардский университет, имеют формально выраженную, ясно изложенную формулировку миссии.
В качестве примера можно привести формулировку миссии одного из крупнейших финансовых учреждений США – компании Son Banks: «Миссия компании Son Banks заключается в содействии экономическому развитию и благосостоянию сообществ, обслуживаемых компанией, путем предоставления гражданам и предприятиям качественных банковских услуг таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным и этическим стандартам, обеспечения справедливой и соответствующей прибыли акционерам компании и справедливого отношения к сотрудникам компании».
Миссия известной японской фирмы Sony Corporation заключается в том, чтобы посредством высокотехнологичных разработок, инновационной деятельности в сфере производства и организации сплоченного трудового коллектива удовлетворить потребности покупателей в мировом масштабе.
Рассматривая миссию фирмы с точки зрения определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения, руководство фактически создает клиентов для поддержания организации в будущем. Если предприятие берет на себя миссию создания клиентов, оно также получит прибыль, необходимую для своего выживания, если конечно, исключить плохое управление при осуществлении этой миссии. Аналогичным образом, если некоммерческая или общественная организация последовательно работает над удовлетворением потребностей своего круга потребителей, она обязательно должна получить поддержку, которая ей необходима для продолжения своей деятельности.
Итак, как уже было сказано, миссия – это основная общая цель организации. Для ее осуществления, собственно, и существует сама организация. Деятельность каждого члена организации направлена в первую очередь на реализацию ее миссии.
Другие общие цели , за исключением миссии, образуют вторую категорию целей. В отличие от миссии, цели этой категории, хотя и разрабатываются для организации в целом, имеют ярко выраженную функциональную направленность. Так же, как и миссия, они разрабатываются на длительную перспективу, но, вместе с тем, они обязательно увязываются с имеющимися ресурсами и имеют четкую ориентацию во времени, горизонт прогнозирования (то есть для каждой цели должно быть определено, к какому периоду времени, к какой дате эта цель должна быть достигнута).
Общие цели устанавливаются для каждой функциональной области, однако, перечень таких функциональных областей может быть различным. Поэтому в каждой конкретной организации формируется собственный набор общих целей. Он разрабатываются для каждого вида деятельности, который, по мнению компании, является важным и выполнение которого она захочет наблюдать и измерять.
Например, общими целями в области маркетинга могут быть увеличение доли рынка до определенного процента в течение определенного периода, обеспечение продажи какого-либо объема товара, завоевание какой-то определенной потребительской аудитории (опять-таки, за четко обозначенный период времени) и т.д. Общие цели в управлении персоналом могут выражаться в таких количественных показателях, как число невыходов на работу, опозданий, количество часов профессионального обучения, размер заработной платы и т.д.
Третью категорию целей образуют специфические цели , которые разрабатываются по основным видам и направлениям деятельности в рамках общих целей для каждой функциональной области. Между общими и специфическими целями существует ряд различий прикладного характера, что и обусловило их выделение в отдельную категорию. Во-первых, специфические цели разрабатываются, как правило, на более короткий срок, чем общие. Во-вторых, в рамках каждой общей цели разрабатывается несколько специфических, и если общие цели устанавливаются для каждой функциональной области в целом, а нередко их достижением занимается несколько функциональных областей, то реализацией специфических целей занимаются отдельные подразделения в рамках одной функциональной области. Достижение специфических целей всеми функциональными подразделениями обеспечивает и достижение общей цели.
Специфические цели могут быть двух типов. Одни являются детализацией общих целей (или других специфических целей более высокого уровня), а другие представляют собой эквиваленты критериев достижения этих целей. Например, в рамках такой общей цели, как увеличение доли предприятия на рынке косметической продукции Украины к началу следующего года, могут быть разработаны следующие специфические цели: «Увеличение доли предприятия на рынке косметической продукции Луганской области на 8% к 1 октября нынешнего года» и Увеличение времени трансляции рекламы продукции предприятия на украинском национальном телевидении на 20% до 1 сентября текущего года». В первом случае специфическая цель представляет собой детализацию общей цели, а во втором – является одним из критериев ее достижения.
Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Например, цели отдела маркетинга корпорации Sony будут ближе к целям такого же отдела компании Proctor & Gamble, чем к целям производственного отдела самой Sony, и могут заключаться, скажем, в увеличении потребительской аудитории на 15% в следующем году.
Из-за различий в специфических целях подразделений руководство должно принимать усилия по их координации. Основными направляющим моментом при этом следует считать общие цели организации. Цели подразделений должны внести конкретный вклад в достижение целей всей организации, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.
Четвертая, последняя категория целей – это задачи. Задача – это краткосрочная цель, строго ограниченная во времени и других ресурсах и выполняемая одним или несколькими определенными членами организации заранее определенным способом. Возникновение задач связано с углублением разделения труда в организации и появлением специализации отдельных работников в рамках одного подразделения. С исторической точки зрения, изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. В соответствии с принятой структурой организации каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации (подробнее об этом будет сказано ниже).
Все задачи организации направлены на работу с ресурсами и в соответствии с этим делятся на несколько категорий. Это работа с людьми (человеческими ресурсами), капиталом (финансовыми ресурсами), предметами (материальными ресурсами) и информацией (информационными ресурсами). Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоим из работы с предметами. Задачи же мастера – это, в основном, работа с людьми.
Чтобы лучше понять различия между миссией, общими, специфическими целями и задачами, в таблице 2 приведены их основные особенности.
Таблица 1 Характеристики целей организации
| 1. По уровням управления | ||||
| 1. Организация в целом | Единая миссия на неопределенный срок | Несколько целей на длительную перспективу | ||
| 2. Функциональная область | Единая общая цель или частичное достижение нескольких целей | Несколько целей в средне- и краткосрочном аспекте | ||
| 3. Подразделение | Одна или несколько целей, как правило краткосрочных | Несколько задач для отдельных работников или групп | ||
| 4. Работник или малая группа | Одна или несколько взаимосвязанных задач | |||
| 2. По элементам характеристики | ||||
| 1. Горизонт определения цели | Не определен | Долгосрочный и среднесрочный | Среднесрочный и краткосрочный | Краткосрочный |
| 2. Уровень обеспечения реализации | Организация в целом | Одна или несколько функциональных областей | Одно или несколько подразделений | Отдельный работник или малая группа |
| 3. Количество устанавливаемых целей в определенный момент времени | Одна для всей организации | Одна для функциональной области или несколько для нескольких областей | Одна для подразделения или несколько для нескольких подразделений | Одна для работника или несколько для малой группы |
| 4. Число уровней целей | Один для всей организации | Несколько для организации и один для функциональной области | Несколько для функциональной области и один для подразделения | Несколько для подразделения или малой группы и один для конкретного работника |
Понимание того, что целеполагание является ключевым фактором в построении эффективной индивидуальной системы ТМ (в рамках «индивидуального» или «ролевого» ТМ), обычно приходит очень быстро и не требует особых доказательств. Однако ситуация значительно усложняется, если говорить о целеполагании в контексте управления организацией. Дело в том, что главной проблемой создания корпоративной системы ТМ (в рамках «социального» ТМ) является согласование и соподчинение целей деятельности организации и жизненных целей отдельных сотрудников.
Наиболее обычной практикой «целевого инжиниринга» в современных организациях является декларирование организационных целей и директивное внедрение их в сознание работников (и в жизнедея-
тельность организации) «сверху». Организационные цели в подобных организациях часто подкреплены системой мотивации, жестко «программирующей» сотрудников на ихдостижение. Личные цели сотрудников при этом игнорируются.
Часто приходится наблюдать и другую (на мой взгляд - худшую из всех возможных) ситуацию, когда цели организации «засекречены», то есть они известны только узкому кругу топ-менеджеров, но остаются полной загадкой для рядовых сотрудников. Отсутствие четкого и ясного «главного направления» обычно приводит к тому, что организацию начинает лихорадить от разного рода проблем: с дисциплиной, мотивацией труда, производительностью, конфликтами и т. п. Организация в целом становится плохо управляемой, ее деятельность имеет низкую эффективность (в том числе и во временном аспекте).
И очень редко можно столкнуться с ситуацией, когда организационные цели являются прямым «продолжением» (частью) жизненных целей личности. Обычно такая ситуация может возникнуть на самых ранних этапах жизненного цикла организации (см. раздел 1.6), если она создается небольшой группой энтузиастов, воплощающих в жизнь собственные идеи. Но рост численности сотрудников и закономерное развитие организации обычно ведет к отчуждению «своих» внут-риличностных организационных целей, к превращению их в «чужие», продиктованные извне.
Система целей организации является сложной, включающей в себя множество компонентов: миссию фирмы, видение, элементы стратегии, корпоративные цели, функциональные цели и, наконец, индивидуальные цели сотрудников.
Оптимальное соотношение этих компонентов можно представить в виде своеобразной «экологической» метафоры:
Миссия фирмы, видение, элементы стратегии
Корпоративные цели
(Цели фирмы как целого; цели по отношению
к внешней среде; стратегические долгосрочные планы)
Функциональные цели
(Цели подразделений; цели по отношению кдругим подразделениям и по отношению к организации как к целому; развертка стратегических целей в оперативное планирование)
Индивидуальные цели сотрудников
Глава 4. Цела пола гание, планирование, исполнение
«Экологическую» метафору можно расшифровать как гармоничную интеграцию организационных целей различного уровня в рамках единой целевой «экосистемы», своеобразного «биоценоза». В качестве солнца, которое все согревает и освещает, выступают элементы стратегического менеджмента, моделирующие ценностные аспекты организационных целей. Речь идет, прежде всего, о хорошо разработанной корпоративной философии, включающей в себя четкое видение организационных перспектив со стороны топ-менеджмента, продуманную корпоративную миссию и другие элементы стратегии.
Выстроенные на прочном ценностном основании корпоративные цели (цели фирмы как целого; цели по отношению к внешней среде; стратегические долгосрочные планы) становятся той самой «благоприятной погодой», облегчающей «произрастание больших деревьев» (функциональных целей).
Функщюгспьные цели (цели подразделений; цели по отношению к другим подразделениям и по отношению к организации как к целому; развертка стратегических целей в оперативное планирование, направленное на решение актуальных задач) - «большие деревья», которые смогут «хорошо расти» только при наличии «солнца» и «дождика». То есть для эффективного достижения целей среднего уровня в равной мере важно наличие и корпоративной миссии, и долгосрочных планов.
Индивидуальные цели сотрудников - это нежные и хрупкие растения, которые живут под сенью больших деревьев. Причем большие деревья могут как задушить эти растения, лишив их света и влаги, так и - наоборот - создать для них наиболее комфортные условия, чтобы расти, цвести и приносить плоды. Но обратите внимание: для благоприятного существования растений (индивидуальных целей) важны все остальные компоненты «биоценоза» - «солнце», «дождик», «большие деревья».
Таким образом, если необходимо добиться позитивной интеграции индивидуальных целей сотрудников и целей организации в целом, то «целевой инжиниринг» в организации должен включать в себя как минимум два направления.
Первое направление связано с построением целевой перспективы - каждый сотрудник должен в общих чертах знать, как выстроена система целей организации снизу вверх. То есть он должен понимать, как решаемые им на его рабочем месте трудовые задачи соотносятся с функциональными и корпоративными целями, а также с ценностными аспектами жизнедеятельности организации (миссией). Наличие «целевой перспективы» позволяет сотруднику выполнять свою работу не механически, а осмысленно.
4.2. Цели организации и цели личности
Чем глубже «целевая перспектива», тем проще сотруднику перекинуть мостик личностного смысла от внешних трудовых целей к своим внутриличностным целям.
Второй путь можно условно назвать могиващюнным посредничеством. Система целей организации является иерархической, следовательно, вполне возможны разного рода несостыковки целей на разных уровнях управления. Если говорить о конкретных сотрудниках, то одного знания целевой перспективы недостаточно, необходим процесс постоянного согласования между личными, ролевыми (связанными с выполнением функциональных обязанностей на определенном иерархическом уровне в организации) и организационными целями. Результатом такого согласования является психологическое принятие целей, нахождение эмоционально-смыслового пересечения между «моими» личными целями и «чужими» организационными целями.
В моем понимании мотивационное посредничество - это регулярная функция оперативного менеджмента. В качестве посредника (проводника целей) выступает менеджер более высокого уровня. Например, руководитель организации, как носитель видения, должен уметь довести этот ценностный компонент целеполагания до топ-менеджеров. Топ-менеджеры, как разработчики стратегических целей, должны уметь донести эти стратегические ориентиры до менеджмента среднего звена и т. д.
Слово «мотивационный» означает, что в основе самого процесса посредничества лежит создание мотивации, интегрирующей личные и организационные цели. Характер этой мотивации всегда индивидуален и уникален: кто-то принимает организационные цели как вызов своему профессионализму, кто-то видит в них путь повышения статуса и т. д. Создание ориентированной на достижение организационных целей индивидуальной мотивации - это всегда головоломка для менеджера-посредника, которую тот должен решить, опираясь на знание психологических особенностей конкретного сотрудника, на предыдущий опыт работы с ним, используя различные способы воздействия (убеждение, поощрение и др.). Частично мотивационное посредничество может опираться на уже существующую в организации систему мотивации труда, но, как правило, решение этой задачи всегда носит творческий характер. Одних только формально существующих механизмов мотивации недостаточно, необходимо творческое взаимодействие между менеджером-посредником и сотрудником.
Таким образом, согласование организационных и индивидуальных целей - задача непростая, но вполне решаемая. Наиболее перепек-
Глава 4. Целеполагание, планирование, исполнен ие
тивными направлениями целевого инжиниринга могут быть построение целевой перспективы (меры информационного характера, обеспечивающие знание целей всех уровней сотрудниками организации) и мотивационное посредничество (меры управленческого воздействия, направленные на создание индивидуальной мотивации к достижению организационных целей).
О Предложите собственные идеи по «целевому инжинирингу» в органи- зации. Какие меры, по вашему мнению, необходимо предпринять в вашей организации, чтобы добиться большего пересечения индивидуальных и организационных целей?
Один из участников ТМ-тренингов выдвинул предположение о том, что хорошая бизнес-идея (то есть главная цель деятельности фирмы) сама по себе является привлекательной для сотрудников (то есть напрямую становится их личностной целью) и именно поэтому не нуждается в каком-либо целевом инжиниринге. Согласны ли вы с этим мнением? Обоснуйте свой ответ.
Не раз было доказано, что чем лучше работник понимает поставленные перед ним цели и чем больше они соответствуют его внутренним устремлениям, тем с большей вероятностью эти цели будут достигнуты. Практическая реализация этого принципа в условиях конкретной организации достаточно сложна, и именно она, как правило, является главной преградой на пути внедрения MBO.
Наиболее действенный способ решения этой проблемы заключается в постепенном внедрении на предприятии системы взаимосвязи между целями организации и личными целями персонала. Процесс внедрения данного модуля можно разделить на две стадии: вначале - концептуальное внедрение, позволяющее разграничить и соотнести интересы организации и работающих в ней сотрудников, затем - выстраивание системы критериального и количественного соотношения целей организации и целей персонала.
На первый взгляд может показаться, что сама по себе система взаимосвязи между целями организации и личными целями персонала имеет вторичный характер по сравнению с двумя другими модулями: «системой вертикальной зависимости целей» и «системой оценки деятельности персонала», но это не так.
Система вертикальной взаимосвязи может принести не меньше пользы для организации, чем два других модуля. Ее сущность заключается в возможности детально оценить слабые и сильные стороны организации, ее внешние контакты и стратегические направления развития через призму трудовых ресурсов.
Начинать работу по внедрению всех трех модулей одновременно смысла нет. У поочередного внедрения есть немало плюсов: оно не только позволит распределить расходы во времени, но и в случае возникновения непредвиденных ситуаций минимизировать убытки.
Рекомендовать какой-либо определенный порядок внедрения модулей нет смысла - все зависит от специфики конкретной организации, но при этом можно дать несколько общих рекомендаций. Так, в компаниях с высокой трудоемкостью производства следует начинать с внедрения второго модуля, а с большим количеством уровней управления - с первого.
Впрочем, внедрение всех трех модулей еще не гарантирует переход организации к управлению по целям. Это лишь первый этап, по итогам которого необходимо провести тщательный анализ и определить две вещи. Во-первых, по-прежнему ли организация нуждается в MBO. Во-вторых, насколько потребности в дальнейшем внедрении MBO обеспечены ресурсами организации. Вполне возможно, что эффект, полученный от функционирования первичных модулей, достаточен, а дальнейшая работа не принесет оправданной отдачи.
Сущность второго этапа заключается в парной интеграции первого-третьего и второго-третьего модулей (рис. 1). В итоге получатся две новые, по-прежнему сохраняющие самостоятельность макросистемы. Первая из них (М1-М2) отражает стратегические устремления организации и представляет собой технологическую систему достижения поставленных целей. В ее рамках система вертикальной зависимости целей соотносится с ресурсным обеспечением деятельности организации на каждом уровне управления.
Вторая (M2-M3) выступает в качестве управляемой системы мотивации в организации - оценки деятельности и вознаграждения персонала становятся более адресными, повышая тем самым возможности для регулирования производственных, информационных и организационных процессов. На втором этапе фактически происходит форматирование всех первичных модулей. Они становятся более жесткими, структурируемыми, а описывающие их показали и корреляционные зависимости более четкими и конкретными.
Лишь затем, после тщательного анализа и оценки целесообразности и сроков дальнейшей работы над внедрением MBO, дело доходит до третьего и последнего этапа. Система приобретает законченный вид, позволяющий предприятию добиваться поставленных целей при достаточном ресурсном обеспечении и реалистичного прогноза рыночной конъюнктуры. Главная особенность третьего этапа заключается в необходимости двухуровневого подхода. С одной стороны, происходит интеграция трех первичных модулей, а с другой - объединение в единое целое систем M1-M3 и M2-M3. Разделить два этих процесса невозможно. Несмотря на достаточно высокие ресурсные затраты, работа должна проходить одновременно. При этом разрабатываются планы действий и использования ресурсов, планы развития, планы распределения рабочего времени, одновременно формируется бюджет и система отчетности.
Поэтапный подход к внедрению на предприятиях и организациях метода управления по целям имеет немало преимуществ. Во-первых, он позволяет добиться рационализации расходов на перестройку системы управления. Во-вторых, получить практические результаты еще до полного завершения работ по внедрению MBO. А, в-третьих, минимизировать финансовые и организационные риски. В российских условиях это особенно ценно, поскольку позволяет предприятиям и организациям постепенно совершенствовать систему управления.
Метод бюджетирования
Внедрение в компании бюджетного управления - проект, требующий значительных инвестиций. Существует критерий, позволяющий сделать четкий вывод о своевременности реализации такого проекта.
Задумывались ли вы, почему студенческие годы большинство из нас вспоминают как самое счастливое время в жизни? Предлагаю свой вариант ответа. Все дело, как это ни банально, в деньгах. Вернее в их отсутствии. Стипендии, доходов от подработок и помощи родителей среднестатистическому студенту хватает только на еду и пиво. Идея накопить и приобрести что-нибудь значимое в этот период жизни настолько утопична, что даже и не возникает. Поэтому нет и внутренней неудовлетворенности, знакомой людям постарше: ведь ее обычно порождает стремление к обладанию какими-либо материальными ценностями.
Итак, студент оканчивает вуз, устраивается на работу и начинает ежемесячно получать свою, пока небольшую, зарплату. И тут же появляется какая-то заветная мечта, связанная с покупкой, например, машины. Проходят месяцы и годы, но накопить сумму, хоть как-то сопоставимую со стоимостью желанной модели, все не удается. Вроде и зарплата уже неплохая, и даже повышают ее регулярно, а практически ничего не откладывается, хоть убей.
А теперь подходим собственно к теме бюджетирования. Хорошенько разозлившись на себя, наш герой твердо решает осуществить свою мечту вопреки всему. Для этого он одалживает деньги; занимаясь до позднего вечера, получает второе высшее образование или даже степень MBA; доводит свой английский до заветного и меняет работу, значительно продвигаясь по карьерной лестнице. Теперь его зарплата уже в 4 раза выше, чем после окончания института. И что же? Прошло уже полгода с момента получения новой должности, а на машину отложены какие-то жалкие несколько сотен у. е.
Наконец, не переставая удивляться тому, как сложно осуществить мечту, молодой человек твердо решает, что машина должна быть куплена не позже чем через 2 года. Как известно, мечта, которая должна стать явью к определенному сроку, называется целью, а значит, пришло время подумать о способах ее достижения. Поэтому наш герой берет бумагу и ручку, садится за стол и начинает считать. Простейшим арифметическим действием определяется сумма, которую нужно откладывать каждый месяц; доходы известны с точностью до премий, то есть практически без погрешности; допустимый уровень расходов равен разности между доходом и необходимой ежемесячной прибылью. Теперь остается только контролировать фактические расходы, чтобы они не превышали определенного уровня.
Увы, в жизни это оказывается совсем не просто. В первый же месяц превышение фактических расходов над плановыми составляет 70%, что заставляет страдальца еще раз взяться за письменные принадлежности. Он начинает вести учет, сколько денег тратится и на что, причем постоянно уточняет классификацию затрат. Во второй месяц выясняется, что чуть ли не половина затрат приходится на статью «Прочее», а в третий с целью ее детализации добавляются отдельные статьи «Проезд на такси», «Пиво в пятницу» и т. д. Благодаря этим усилиям уже с пятого месяца отклонения «плана» от «факта» удается свести к нулю, а в шестом - потратить даже меньше, чем было запланировано. Финал, как вы, наверное, догадались, голливудский: машина куплена, наш герой счастлив.
В приведенном примере ясно прослеживаются все этапы, которые проходит большинство фирм, внедряя бюджетирование. Аналогия абсолютно полная, без каких-либо допущений и натяжек. Судите сами:
- этап 1-й: «студенческая жизнь». Первые 1-3 года новая фирма борется за выживание. Цели в их классическом понимании у нее отсутствуют. Решаются тактические задачи, сводящиеся к обеспечению текущей платежеспособности;
- этап 2-й: работа, оторванная от цели. Достигнутый к этому моменту уровень доходов позволяет отойти от борьбы за существование и сформулировать стратегические цели компании. Однако деятельность ведется по-старому, никакой планомерной (задумайтесь о происхождении этого слова!) работы для достижения целей не предпринимается;
- этап 3-й: работа на основе планов. К этому времени менеджеры компании уже отчетливо понимают, что цели не будут достигнуты без разработки финансовых планов (бюджетов). Такие планы разрабатываются регулярно, однако из-за отсутствия управленческого учета и контроля фактически достигнутых результатов возможность достижения поставленных целей сводится к нулю;
- этап 4-й: бюджетное управление компанией. Теперь все пришло в норму. Дорога к целям вымощена оперативными планами, а внедренная система мотивации ведет точно по этой дороге, пресекая каждый шаг в сторону (возникающие отклонения плана от факта).
Компании пора инвестировать во внедрение бюджетного управления тогда, когда ее собственники и руководство ясно сформулировали стратегические цели. Бюджетирование станет средством их достижения, безотказно работающим при правильном его использовании.
С каждым годом внедрение технологий бюджетирования на предприятиях происходит все более интенсивно. Многие руководители уже осознали ценность данного инструмента для эффективного управления предприятием, однако не многие могут построить систему бюджетирования таким образом, чтобы она приносила реальные результаты. Особенно сложно внедрить процессы бюджетирования в крупной компании, имеющей сложную производственную и финансовую структуру.
Термин «бюджетирование» в литературе имеет множество различных трактовок, начиная от определений «бюджетирование - это финансовое планирование в компании» и заканчивая определениями «бюджетирование - это комплексный интегрированный процесс планирования». Такой диапазон мнений относительно сущности бюджетирования чаще всего продиктован либо незнанием общей методологии создания данного процесса, его задач, технологии реализации этих задач и результатов, которые можно получить в процессе внедрения этих технологий, либо попыткой внедрить зарубежные методики без адаптации их к российским условиям хозяйствования.
Бюджетирование следует рассматривать с трех позиций :
· Как процесс трансформации планов деятельности компании в показатели доходов и расходов, платежей и поступлений, то есть в финансово-экономические показатели.
· Как инструмент повышения ответственности руководителей за затраты на достижение поставленных целей и полученные результаты.
· Как технологию информационно-аналитической поддержки управления, предназначенную для повышения экономической обоснованности принимаемых руководителем решений.
Каждая из этих позиций - очередная ступень в развитии системы бюджетирования на предприятии. Рассмотрим эти ступени.
Для начала необходимо определиться с терминологией, используемой в планировании и бюджетировании:
Цель - ориентир в определенной области управления, заданный в рамках иерархии вышестоящим руководителем нижестоящему руководителю.
Целевой показатель - показатель, количественно характеризующий цель(и). Плановое значение целевого показателя - ориентир для руководителя. Фактическое значение отражает степень выполнения цели (ей). Одна цель может характеризоваться несколькими показателями. Аналогично один показатель (чаще всего интегральный) может описывать несколько целей.
План - это набор действий, мероприятий, проектов и т. д., которые собирается реализовать конкретный руководитель для достижения поставленных ему целей.
Бюджет - сумма располагаемых средств для выполнения запланированных мероприятий.
Далее нам необходимо определиться с понятием масштаба компании. Масштаб компании характеризуется численностью работников, производственной мощностью, оборотом, сложностью производственно-хозяйственной структуры компании, географической разобщенностью структурных подразделений, количеством и сложностью бизнес-процессов, а также рядом других факторов.
Деление компаний на крупные, средние и мелкие по численности персонала является условным. Персонал - лишь один из критериев классификации. По персоналу наиболее объективно можно классифицировать предприятия в рамках одной отрасли.
Производственная мощность - вполне объективный критерий, понятный любому специалисту на предприятии. Производственная мощность предприятия определяется максимально возможным годовым выпуском продукции (оказанием услуг, например, по транспортировке) в номенклатуре и ассортименте, установленным планом, при полном использовании производственного оборудования и площадей в соответствии с оптимальным режимом работы предприятия.
Оборот компании является финансово-экономическим критерием масштаба компании и одним из важнейших факторов в определении ее стоимости.
Производственно-хозяйственная структура компании определяет направления ее деятельности. Производственно-хозяйственная структура любого крупного предприятия характеризуется следующими параметрами:
Наличием двух четко выраженных контуров управления: производственного и административно-хозяйственного.
Наличием большого количества вспомогательных процессов и значительной долей ресурсов, занятых в этих вспомогательных процессах.
Значительным количеством структурных подразделений различных уровней управления.
1. Бюджетирование как процесс трансформации планов деятельности компании в показатели доходов и расходов, платежей и поступлений, то есть в финансово-экономические показатели .
В компании существуют три процесса, которые связаны с формированием перспективных величин:
· процесс целевого планирования;
· процесс планирования мероприятий;
· процесс бюджетирования.
Целевое планирование предусматривает установление целей и их формализацию в виде целевых показателей. В качестве целевых используются финансовые и нефинансовые, качественные и количественные показатели, с помощью которых для каждого руководителя устанавливается одна или несколько целей.
Целевые показатели задают те параметры, которые должно обеспечить подразделение, для того чтобы «вписаться» в общую программу работы предприятия, которая объединяет все подразделения и функциональные направления.
Далее следует оценить ресурсы, необходимые для выполнения заданных целевых показателей. Оценка ресурсов проводится с помощью нормативов (там, где это возможно) и планов мероприятий. Если рассмотреть нормативы и мероприятия с точки зрения процессов, то нормативная база - это измерение текущего хода процесса, а мероприятия - это внесение изменений в сам процесс с целью улучшения его характеристик.
Нормативы и мероприятия оцениваются с точки зрения потребности в финансовых ресурсах. Так появляются бюджеты. Бюджеты содержат все расходы, на которые может влиять руководитель. Например, предприятие, имея запасы товарно-материальных ценностей, несет затраты, связанные со складированием, расходы по выплатам налога на имущество, а также альтернативные затраты, связанные с невозможностью куда-либо инвестировать оборотные средства, находящиеся в виде запасов. Все эти расходы связаны с объектом управления - запасами. Посредством воздействия на данный объект мы можем управлять величиной расходов.
Специфика крупных предприятий в данном вопросе заключается в том, что ввиду масштаба предприятия система нормативов значительно превалирует над целевыми мероприятиями. Крупным предприятием значительно легче управлять посредством максимального нормирования всех процессов. Однако далеко не все нормативы при этом являются экономически обоснованными. Значительная часть из них устарела и не соответствует требуемым на сегодня технологическим и организационным параметрам процессов. В то же время внести коррективы в процесс бывает зачастую настолько трудно ввиду большого количества согласований, что этим просто пренебрегают.
Важнейшим фактором, определяющим эффективность реализации процесса планирования и бюджетирования, является точное следование иерархии целей, целевых показателей, мероприятий и бюджетов, затрагивающих несколько уровней управления. Основным элементом в данном случае является иерархия целей. Цели нижнего уровня управления должны соответствовать целям верхнего уровня управления. Только так на предприятии может быть выстроена эффективная стратегия развития. Целевые показатели, являющиеся количественными измерителями целей, также должны быть связаны между собой четкой иерархической зависимостью. Однако это не значит, что показатели на всех уровнях управления должны быть одними и теми же. Связь между показателями должна строиться в соответствии со связью между экономическими явлениями, которые эти показатели отражают.
Что касается мероприятий, то здесь иерархическая связь может быть двух видов:
Мероприятие проводится централизованно на верхнем уровне управления и затрагивает ряд подразделений, в которых разрабатываются свои мероприятия, но в русле проводимого «наверху».
Мероприятие реализуется только на нижнем уровне и связано с верхним уровнем управления через бюджеты (Рис.1).