Каждая организация, которая использует труд наемных работников, по закону обязана вести кадровый учет. Все действия должны быть оформлены соответствующими локальными нормативными актами, особенно, если речь идет об оформлении на работу или увольнении. Что первично: составление трудового договора или приказа о приеме на работу? Как правильно и без ошибок оформить этот внутренний документ?
Организация — это небольшое государство, которое имеет внутренний свод законов, Устав и обязано издавать нормативно-правовые акты по всем важным поводам. Прием на работу новых сотрудников, без сомнения, одно из таких значимых событий. При этом совершенно не важно кого именно вы собираетесь трудоустроить: простого рабочего или руководителя отдела, в любом случае должен быть оформлен весь пакет документов, как того требует трудовое законодательство. Давайте разберемся, что это за документы и какое место среди них занимает приказ о приеме на работу.
Кадровые документы для трудоустройства
Для начала рассмотрим алгоритм найма нового сотрудника и представим весь пакет документов, который его сопровождает. Ведь прежде, чем разобрать сам бланк приказа о приеме на работу, нам нужно понять, на основании каких именно документов он может быть составлен и что нужно иметь на руках кадровику, прежде чем сесть печатать приказ.
Итак, организация провела необходимые собеседования и выбрала достойного кандидата для трудоустройства на должность специалиста в тороговый отдел. Будущий сотрудник компании принес в отдел кадров свои документы и написал заявление о приеме на работу на имя руководителя. В этот момент, многие кадровики старой закалки начинают печатать приказ о приеме на работу, указывая в качестве основания в нем это самое заявление. Это самая распространенная ошибкка в современном кадровом делопроизводстве. Да, в приказе действительно можно упомянуть заявление кандидата, но только в качестве дополнительного документа, основанием для издания локального нормативного акта по организации является только подписанный трудовой договор. Только после его согласования и заключения, можно удостоверять факт трудоустройства, а уже потом составлять регистрационную карточку и открыватьь лицевой счет в бухгалтерии. Таким образом мы выяснили, что первичные кадровые документы на каждого сотрудника составляются в следующем порядке:
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- личная учетная карточка работника;
- запись в трудовой книжке.
Все эти формы оформляются именно в таком порядке, хотя чаще всего это все происходит в один день, поэтому все записи и документы имеют одну дату, разве что заявление может быть оформлено на день раньше.
Образец приказа о приеме на работу 2019: как составить без ошибок
После того, как мы разобрались с последовательностью оформления документов, можно остановиться подробнее на самом приказе о трудоустройстве. Этот внутренний документ может быть составлен двумя способами, каждый из них является преемлемым и законным:
- на унифицированном бланке (формы № Т-1 и Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 );
- в произвольной текстовой форме.
На самом деле унифицированные первичные учетные документы не являются обязательными к применению еще с 1 января 2013 года. Об этом сказано в информации Минфина России N ПЗ-10/2012 . Однако те работодатели, кому это удобно, могут продолжать их применять. Если документ составляется в виде текста, а не таблицы, надо обязательно указать в нем все необходимые данные. Хотя Трудовой кодекс прямо не регулирует внутренние нормативные акты организации, бланк приказа о приеме на работу обязательно должен содержать целый ряд сведений, без которых он может быть признан недействительным. К ним относятся:
- данные о распорядительном действии (в нашем случае приказ);
- фамилия имя отчество работника, который трудоустраивается в организацию;
- должность (профессия), на которой будет работать сотрудник;
- наименование отдела или подразделения организации;
- порядок оплаты труда и размер оклада (можно сослаться на штатное расписание);
- испытательный срок и его условия (при необходимости);
- реквизиты трудового договора с работником;
- дата, с которой новый сотрудник должен приступить к работе.
Остальные сведения работодатель может указать по своему желанию. Как у каждого нормативного акта, у приказа должен быть номер и дата составления, а также подпись издавшего его лица. Не возбраняется оформлять одним приказом сразу несколько новых сотрудников, если они устраиваются в один день. В этом случае все вышеперечисленные сведения должны быть указаны по каждому из них. Например:
ПРИКАЗ о приеме на работу
Приказываю:
1. Принять на работу Кошкина Марата Сергеевича на должность специалиста торгового отдела на условиях трудового договора № 56 от 12 апреля 2019 года с 12 апреля 2019 года. Установить испытание на три месяца, с оплатой согласно штатному расписанию. Начальнику отдела Курочкину А.П. подготовить распоряжения, необходимые для исполнения своих обязанностей Кошкиным М.С.
ОСНОВАНИЕ: Трудовой договор № 56 от 12.04.2017 года.
2. Принять на работу уборщицей Петрову Марию Степановну, на условиях трудового договора №57 от 12 апреля 2019 года без установления испытательного срока, с оплатой согласно штатному расписанию с 12 апреля 2019 года.
ОСНОВАНИЕ: Трудовой договор № 57 от 12.04.2017 года.
Внизу документа каждый из работников должен поставить свою подпись об ознакомлении с приказом. Реквизиты данного распоряжения обязательно указываются в трудовой книжке.
Если организация использует унифицированный бланк, то составить документ гораздо проще, поскольку в него только нужно вписать недостающие сведения. Правда, такой бланк содержит некоторую информацию, которую можно не указывать в произвольном документе, например, точный размер оклада, табельный номер работника. Заполненная форма № Т-1 будет выглядеть в нашем примере так:
Форма № Т-1а предназначена для оформления группы работников, в ней идентичные графы на несколько персон.
Отдельно нужно обратить внимание на то, что в некоторых случаях приказ о приеме на работу имеет ряд особенностей. Например, при оформлении сотрудников по совместительству или при срочном трудовом договоре. Все эти нюансы неприменно следует указать в документе. Особенно внимательно нужно подойти к вопросу оформления несовершеннолетних сотрудников. Остановимся на этом подробнее.
Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего
Трудоустройство несовершеннолетних, то есть лиц, которые не достигли возраста 16 лет, возможно только с согласия их законных представителей: родителей или опекунов, как это предусмотрено в статье 63 Трудового кодекса РФ . Кроме того, для того, чтобы на работу смогли поступить лица в возрасте до 18 лет, они по нормам статьи 69 ТК РФ должны предоставить результаты предварительного медосмотра, оплатить который должен работодатель. Только при наличии этих документов с несовершеннолетним лицом можно заключить трудовой договор и издать приказ на его основании.
Трудоустроть таких лиц можно только на легкий труд, не связанный с вредными и опасными производственными факторами. Также запрещена переноска тяжестей и другие работы, которые, как сказано в статье 265 ТК РФ , могут причинить вред их здоровью и нравственному развитию подростка. Статьей 70 ТК РФ запрещено установление испытательного срока для несовершеннолетних. Все это обязательно должно быть соблюдено в трудовом договоре, а также отражено в приказе. Отдельно в документе следует указать продолжительность рабочего времени такого работника, которая в силу требований статьи 94 ТК РФ не может составлять более:
- 5 часов - для лиц в возрасте от 15 до 16 лет;
- 7 часов - для лиц в возрасте от 16 до 18 лет.
Более младшие работники могут трудиться не более 2,5 часов в день, поскольку предполагается, что они совмещают работу и учебу. Исключено направление таких лиц в служебные командировки и привлечение их к работе во внеурочное время, включая праздничные и выходные дни. В остальном приказ о приеме на работу несовершеннолетнего, образец которого можно скачать ниже, не отличается от обычного внутреннего нормативного акта кадрового характера.
Многие юридические лица всех форм собственности до 21 января 2019 года обязаны отчитаться в Росстат о численности и заработной плате своих работников. В этой статье приведен образец заполнения такого отчета по форме 1-Т.
Статистическая форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» утверждена Приказом Росстата от 06.08.2018 N 485. Сдавать этот отчет должны юридические лица всех форм собственности, за исключением малых предприятий, при условии, что они включены в выборку за этот отчетный период.
Кто должен сдать отчет по форме 1-Т и в какие сроки
Чиновники определили, что освобождены от необходимости сдавать данный статотчет только субъекты малого бизнеса. Все остальные организации должны отчитаться в статистику.
Любая организация имеет возможность самостоятельно проверить нужно ли ей сдавать данный отчет. Сделать это можно на официальном сайте Росстата (обратите внимание, прежний адрес сайта не работает, по нашей ссылке вы попадете на актуальную страницу). Для этого необходимо ввести ОКПО, ИНН или ОГРН организации. Если сдавать все же нужно, то успеть с этим следует до 21 января 2019 года. После этой даты органы статистики начнут применять штрафные санкции к опоздавшим.
Отдельно нужно отметить, что если у организации есть обособленные подразделения (филиалы), то отчет 1-Т заполняется и подается как отдельно по каждому из таких подразделений, так и по всей организации в целом. Важно понимать, что в этом случае по обособленным подразделением чиновники понимают любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту или с места нахождения которого осуществляется хозяйственная деятельность на оборудованных стационарных рабочих местах. Зарегистрировано такое подразделение как обособленное или нет, в данном случае роли не играет. Отчет следует сдать в территориальные органы статистики по месту нахождения каждого из них.
Кроме того, от обязанности сдавать данный отчет не освобождены организации-банкроты, в отношении которых уже открыто конкурсное производство. Не сдавать эту форму законодательство позволяет только после полной ликвидации такого юрлица.
Образец заполнения формы 1-Т статистика
Прежде чем приступать к заполнению самого документа, необходимо вспомнить о том, что в ней есть такой показатель, как среднесписочная численность работников. Вычислить ее можно, используя стандартную формулу:
Сумма среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года, разделенная на 12.
При этом среднесписочная численность работников за месяц вычисляется так:
Сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца, с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, разделенная на число календарных дней месяца.
Форма 1-Т: правила заполнения
Статистика требует заполнять этот документ по данным на 31 декабря 2018 года. Титульный лист заполнить несложно. На нем должны быть:
- полное наименование организации и рядом в скобках краткое название;
- юридический адрес юрлица, с указанием субъекта РФ и индекса;
- фактический адрес организации, при несовпадении его с юридическим,
- код ОПКО, присвоенный Росстатом.
В разделе 1 следует указать числовые значения:
- среднесписочной численности работников организации в разбивке по отраслям деятельности;
- фонд заработной платы этих работников;
- фонд социальных выплат этим работникам;
- фонд выплат внешним совместителям.
В численности работников должны быть учтены все лица, работающие на основании трудовых договоров, в том числе выполняющие временную или сезонную работу, а также владельцы организации, если они получают зарплату. В среднесписочную численность традиционно не включаются внешние совместители, лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, сотрудницы, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком, и сотрудники в учебном отпуске.
В графу 5 включатся все выплаты: заработная плата (а том числе в неденежной форме), гонорары, комиссии, доплаты, премии (полный список дан в п. 84 Указаний Рсстата — см. Приказ Росстата от 22.11.2017 N 772). А в графу 6 — социальные выплаты, такие как оплата путевок, санаториев, спортивных абонементов — полый список можно увидеть в п. 88 Указаний. А вот больничные ни в 5-ю, ни в 6-ю графу не включаются.
После того как все данные разнесены, необходимо подбить итог. После чего документ должно заверить своей подписью ответственное должностное лицо организации. Кроме того, следует поставить дату заполнения отчета Т-1 и указать телефон и электронный адрес для связи.
Теперь отчет можно сдать в орган Росстата любым доступным удобным способом. Сделать это можно только в бумажной форме.
Самопроверка
Для того чтобы проверить правильность его заполнения, специалисты ведомства подготовили контрольные соотношения. Они приведены в таблице:
Ответственность за несвоевременную сдачу
За опоздание с представлением статистической формы 1-Т предусмотрен административный штраф по статье 13.19 КоАП РФ . Его размер составляет:
- на организацию — от 20 тыс.до 70 тыс. рублей;
- на должностных лиц — от 10 тыс. до 20 тыс. рублей.
Все кадровики понимают важность этого документа. Этот документ необходимо оформить по всем правилам. Как оформить (составить) приказ о приеме на работу?
В момент его оформления необходимо указать наименование структурного подразделения, должности работника, испытательный срок, условия трудоустройства и характер работы, которой предстоит заниматься работнику.
(Тут необходимо указать, если работник трудоустраивается по совместительству, если это перевод из другой организации, если работник является заместителем отсутствующего в компании человека, если он занимается определенной работой).
В случае заключения договора на неопределенный срок, в реквизитах «дата» (Т1) или «Период работы» (Т1а) графа «по» заполняться не должна.
Когда приказ подписан руководителем, он объявляется принятому работнику. Работник должен своей подписью заверить, что он ознакомился с приказом.
Отсутствие прописки в необходимо регионе стать препятствием в трудоустройстве. На основании статьи 64 ТК РФ не обязательно предъявлять документы, которые подтверждают прописку по месту пребывания.
Отказ в трудоустройстве на основании отсутствия таких документов считается незаконным. Но все же, получить регистрацию — это ответственность гражданина. Несоблюдение этой ответственности может повлечь за собой то, что человеку будет выписан штраф. Сумма штрафа не может превышать 2500 рублей.
Понятие
Это документ, на основании которого заносятся данные в трудовую книжку, личное дело работника, открывается лицевой счет и присваивается табельный номер. Его издают, когда руководитель решает принять в штат нового работника.
Существует 2 формы этого приказа.
- Форма приказа Т1. Такая форма используется в случае приема на работу одного сотрудника.
- Форма Т1а. Эта форма приказа используется, если организация принимает на работу нескольких работников.
Правильное заполнение унифицированной формы Т1
Этот документ обычно составляет сотрудник отдела кадров предприятия.
Затем его подписывает руководитель организации.
Как заполнить приказ о приеме на работу, что бы все было верно?
Наименование организации . Тут указывается полное название организации. Нельзя его сокращать.
Должность. В этой графе следует указать должность работника. Должность также нельзя сокращать.
Дата прекращения трудового договора. Если работник трудоустраивается, как временный, например, замещает отсутствующего работника, то указывается дата, когда трудовой договор будет прекращен.
Индивидуальный номер рабочего (откуда берется этот номер?)
. Этот документ выдает налоговая инспекция по обращению гражданина. ИНН гражданин должен получить до трудоустройства и предоставить в отделе кадров.
ФИО рабочего. Эти данные также необходимо заполнить в приказе. ФИО заполняются полностью, без сокращений. Если гражданин является иностранцем, у него может не быть отчества. В таком случае отчество записывать в приказ нет необходимости.
Подразделение. Здесь делается запись о том, в какое подразделение принимается работник.
Испытательный срок, его условия и порядок прохождения. Для различных должностей устанавливаются различные условия. Не всем новым работникам может быть установлен испытательный срок. Кому он не устанавливается? Об этом подробно расписано в ст 70 ТКРФ .
В этой графе надо подробно расписать информацию, на какой именно срок устанавливается испытание, какая зарплата будет на испытательном сроке, какие условия его прохождения работником.
Условия приема на работу. Что писать в приказе? Необходимо уточнить условия, на которых работник принимается на эту должность (Совмещение, временная работа, постоянная работа, работа в качестве заместителя временно отсутствующего работника). Такие условия зависят от того, что в этот момент нужно работодателю- найти постоянного работника или заместителя? Эта графа заполняется, если характер работ несколько отличается от стандартного. К примеру, сотрудник принят по совместительству, внешнему или внутреннему. Если все стандартно, то указывают, что работника принимают на обычных условиях.
Характер работ. ТК РФ указывает, что характер работы может быть следующим:
- подвижной характер работы;
- разъездной характер работы;
- работа в пути.
Разъездная работа означает, что работник перемещается по одному или нескольким населенным пунктам. В этом случае у работника не будет стационарного места работы. Например, именно такой характер работы будет указан в приказе у курьера, водителя или почтальона.
Если это работа в пути, это значит, что человек не может ежедневно возвращаться к себе домой. Такая работа, например, будет у проводника или экспедитора. Им не оформляют командировки, но, тем не менее, они могут не появляться дома от суток до нескольких недель.
Подвижный характер работ. В таком случае рабочее место сменяется очень часто. Например, строитель, охранник или лесозаготовитель.
Оплата труда (фиксированная оплата и почасовая оплата — рассмотреть два случая). Можно ли не указывать оклад в приказе на работу?
Указывается обычно ставка или оклад, по которой работает сотрудник. Можно указывать либо почасовую ставку, либо оклад. Это зависит от специфики работы сотрудника.
В случае, если работник нанимается на условиях почасовой ставки (Например, работник общепита), то в приказе указывается ставка в час, по которой работает работник.
В более простом случае, если работник устраивается или на полую ставку, или на половину ставки, то тут можно указать оклад.
Основание для приема на работу в приказе.
Такой документ составляется, если руководитель принял решение принять работника в штат компании. После решения руководителя между компанией и работником заключается трудовой договор. Трудовой договор является основанием для составления приказа о приеме на работу.
Виза руководителя (может ли подписывать приказ другое лицо, ставят ли на приказе печать организации?). Кроме руководителя, приказ может подписывать его заместитель. Печать организации должна присутствовать на всех приказах, в том числе и на этом.
Дата (совпадает ли дата приема на работу и дата приказа о приеме на работу? Может ли дата в приказе о приеме быть позже выхода рабочего? Может быть дата в приказе быть раньше приема рабочего?)
Не всегда бывает так, он составляется в день выхода работника. Иногда приказ составляется раньше. В этом случае указывается, что работник приступает к работе в иную дату. Бывает так, что документ составлен 5 мая, в приказе значится, что работник начинает трудиться 10 мая.
Номер приказа. Он присваивается в соответствии с журналом регистрации.
Сколько экземпляров необходимо?
Обычно составляется один экземпляр. Больше экземпляров составлять нет необходимости.
Нужно ли ознакомить работника?
Да, это необходимо сделать, приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись.
Журнал регистрации приказов о приеме на работу
Хранится такой журнал в отделе кадров, ведут его работники этого отдела. Он содержит такие графы, как номер записи, дата приказа, номер приказа, вид приказа, ФИО сотрудника, табельный номер и основание.
Этот журнал является стандартным. Его можно приобрести в отделе канцелярии .
Образец журнала регистрации приказов о приеме на работу:
Как заполнить форму Т1а?
Приказ формы Т1а можно унифицировать. Он заполняется на нескольких работников сразу, например, если на работу принимается уже сформированная бригада отделочников.
Форма Т1 а заполняется сразу на всю бригаду- нескольких работников.
Заполняется приказ также тщательно, как и приказ формы Т1.
Место и срок хранения
Приказы о принятие на работу сотрудников хранится 75 лет в личном деле работника . Папка личного дела находится в отделе кадров.
Правильно заполнить приказ при оформлении человека на работу бывает очень сложно. есть много нюансов, связанных с заполнением приказа. Учитывая, что срок хранения приказа составляет длительное время, то подойти к его заполнению следует тщательно.
Оформление приказа о приеме на работу по унифицированной форме Т-1 по-прежнему вызывает сложности. Разберемся, как заполнить проблемные графы.
Из статьи вы узнаете:
Унифицированная форма т 1 : как заполнять
Как заполнять унифицированную форму т 1, сказано в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Этот госорган разъясняет, что работодатель должен заполнить строку «Условия приема на работу, характер работы» в приказе о приеме на работу т 1, и приводит примеры таких случаев: трудоустройство по совместительству, поступление в порядке перевода из другой организации, для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы. Из объяснений следует, что указанное поле в приказе о приеме на работу т 1 заполняется, если условия и характер работы отклоняются от обычных. Но его нельзя пустым, даже если условия труда стандартные.
Унифицированная форма Т-1 (образец)
Скачайте документы по теме:
Дату начала работы в бланке формы т 1 указывают в соответствии с трудовым договором . Графу «по» в реквизите «Дата» заполняют только в случае, когда принимают сотрудника на определенный срок.
Табельный номер каждому сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. в приказе формы n т 1 прописывают в именительном или родительном падеже в соответствии с документом, удостоверяющим личность ( ). Информацию об отделе оговаривают, если о нем было указано в трудовом договоре ( , ст. 57 ТК РФ).
Наименование должности в приказе форма т 1 должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам или профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот ( ).
Подробнее о том, как оформить приказ по унифицированной форме т 1: образец заполнения , читайте в .
Важно! Приказ о приеме на работу на бланке формы т 1 – это распорядительный документ. Его основанием служит трудовой договор. Поэтому данные в приказе должны точно дублировать условия трудового договора, в частности: должность, размер оклада, срок (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Приказ о приеме на работу по форме Т-1 на определенный срок
Если с сотрудником подписали срочный трудовой договор , то на его основании заполняют бланк формы т 1 - приказ о приеме сотрудника на работу. Если приняли несколько работников, можно использовать унифицированную форму № Т-1а.
В приказе прописывают точную дату окончания действия трудового договора либо событие, с которым связано его прекращение. К примеру, выход на работу временно отсутствующего работника, подписание акта о приемке работ, завершение которых не может быть определено конкретной датой, и так далее.
В строке «Условия приема на работу, характер работы» формы n т 1 прописывают, что сотрудник принимается в организацию на определенный срок, и указывают причину этого. К примеру, «по срочному трудовому договору для выполнения работ по ремонту кровли, которые выходят за рамки обычной деятельности организации».
Ознакомиться с примером заполнения формы т 1, форма т 1 бланк скачать можно в нашей статье .
Ознакомление работника с приказом по форме Т-1
Работодатель не обязан издавать приказ формы т 1 немедленно, как только принял работника. На это есть три дня. Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме надлежит в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ нужно довести до сведения сотрудника под подпись (ч. вторая ст. 68 ТК РФ). Если работник попросит, ему выдается заверенная копия приказа по форме Т-1.
Должен ли предприниматель применять унифицированную форму приказа о приеме на работу
Унифицированные формы приказов по кадрам, в том числе унифицированная форма приказа о приеме на работу , утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Действие этого документа распространяется лишь на юридические лица. Этот вывод позволяет сделать буквальное толкование пункта 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Вместе с тем с 1 января 2013 года, после того как вступил в действие Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, применять эти унифицированные формы в частном секторе не обязательно. Продолжать их использовать должны лишь организации государственного сектора.
Учитывая вышеизложенное, индивидуальный предприниматель, которому также, как и компании приходится оформлять организационные и распорядительные документы, имеет две возможности:
продолжать использовать в работе унифицированные формы, в том числе унифицированную форму приказа о приеме на работу, и при необходимости вносить в них изменения. Допустим, в приказе о приеме на работу по форме № Т-1 можно дополнить реквизиты «Наименование организации» и «Руководитель организации» следующим образом: «Наименование организации (индивидуального предпринимателя)», «Руководитель организации (индивидуальный предприниматель)»;
Скачать в.doc
Скачать в.doc
После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.
Таковым будет приказ.
Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.
Статья 68. Оформление приема на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.
СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.
Какие существуют формы документа?
Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1 .
При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.
Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.
Фото
Ознакомьтесь как выглядит фото приказа о приеме на работу.
Журнал регистрации приказов о приёме на работу
Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:
- порядковый номер записи;
- дата внесения;
- номер приказа;
- вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
- Ф.И.О. сотрудника;
- табельный номер работника;
- основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).
Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.
В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.
На фото пример документа:
Как оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1а?
Эту форму приказа удобно использовать индивидуальным предпринимателям и учредителям, которые набирают рабочих бригадным методом.
В начале формы даются:
- реквизиты приказа;
- дата выхода;
- общие сведения о работодателе: наименование и код.
- табельный номер;
- фамилия, имя, отчество;
- должность с указанием разряда и подразделение;
- тарифная ставка, оклад, с надбавками;
- основание приказа (трудовой договор);
- дата выхода на работу;
- условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.
Многие не знают о том, ставится ли печать на приказе о приеме на работу. Последняя колонка в таблице отводится для проставления подписи каждого из работников, об ознакомлении его с приказом. Работодатель подписывает приказ внизу, под таблицей, и удостоверяет его печатью. Ниже вы можете скачать образец и шаблон приказа о приеме на работу.
Как оформить приказ о приеме на работу — смотрите в видео ниже:
Где и какой срок хранятся документы?
Приказы передаются в отдел кадров, где подшиваются в отдельную папку по годам выхода.
Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.
Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.
Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.
ВНИМАНИЕ: Любые нарушения работодателя или уполномоченного должностного лица, в сторону оформления работников, могут рассматриваться административным нарушением по статье 5.27 КоАП РФ , с уплатой штрафа от 10 до 100 000 рублей.
Заключение
Трудовое законодательство предусматривает нормы, которые предъявляются к составлению приказов о трудоустройстве сотрудников, а так же – к регламенту хранения и регистрации кадровых документов.