Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Подготовка приказа включает:
- Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
- Подготовка проекта приказа
- Согласование проекта со специалистами
- Подписание приказа руководителем
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).
Приказ включает такие реквизиты, как:
- Наименование вида документа – ПРИКАЗ
- Дата (датой приказа является дата его подписания)
- Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
- Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
- Текст
Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:
- «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
- «что сделать» (указывают конкретную работу)
- «в какие сроки»
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
- Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
- Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
- Отметка об исполнителе
Образец приказа:
| «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:
Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88 |
Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.
Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
- Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
- Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
Образец указания:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80 |
Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.
Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
- Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
- Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»
С 1 июня 2017 г. введен в действие СТБ 6.38-2016 <1> , а с 7 сентября — скорректирована Инструкция по делопроизводству <2> . В данных документах определен общий порядок оформления документов, обязательный для всех организаций <3> .
Рассмотрим, какие нововведения нужно учесть субъектам хозяйствования при подготовке приказа, распоряжения (далее — приказ).
Общие правила оформления приказа
Требования к оформлению документации изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.
Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц <4> .
Итак, нанимателям при оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам оформления документов:
1) соблюдать поля:
— левое — 30 мм;
— правое — не менее 8 мм;
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;
2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) <5> ;
3) использовать размер шрифта не менее 13 пт;
4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания <6> ;
5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;
6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом <7> . К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;
На заметку
Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter)
<8>
. Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 13 пт, пробельная строка будет равна 13 пт
.
7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку <9> . При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.
Пример
Общество с ограниченной
ответственностью «Весна»
8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;
9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.
В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <10> ;
10) прописными буквами печатать <11> :
— реквизит «Название вида документа»;
— слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;
— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;
11) без абзацного отступа печатать реквизиты <12> :
— «Название вида документа»;
— «Заголовок к тексту»;
— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.
Оформление реквизитов приказа
Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:
1. Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу <13> .
2. Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид <14> .
3. Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания <15> . Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце буква «г» не ставится <16> . Например, «10.10.2017».
4. Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой <17> :
«к» — для документов 75-летнего срока хранения;
«л» — для документов 3-летнего срока хранения.
5. Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
6. Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»
7. Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа <18> . Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов <19> . Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается <20> .
Отметим, что в реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается) <21> . Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.
8. Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:
– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту <22> . Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.), например директор общества;
— собственноручной подписи;
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности <23> .
9. Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа <24> . Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
10. Отметка об ознакомлении. Она может быть оформлена <25> :
— на лицевой стороне последнего листа документа;
— оборотной стороне документа;
— отдельном листе ознакомления.
Пример оформления приказа о приеме на работу с указанием его реквизитов и требований к ним.
| Левое поле — 30 мм. | Верхнее поле — не менее 20 мм. | |||||||||
|
Общество с ограниченной ответственностью «Весна» |
← | Реквизит «Наименование организации»:
— если состоит из нескольких строк, печатается через межстрочный интервал точно 14 пт; — в конце точка не ставится. |
Правое поле — не менее 8 мм. | |||||||
| ← | Реквизиты «Наименование организации» и «Название вида документа» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом или пробельной строкой (далее — межстрочный интервал 1,5 или Enter). | |||||||||
| ← | Реквизит «Название вида документа»:
— печатается прописными буквами без абзацного отступа; — в конце точка не ставится. |
|||||||||
| ← | ||||||||||
|
09.10.2017 N 168-к |
← | Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс»:
— печатаются без абзацного отступа; — дата оформляется цифровым способом в виде «ДД.ММ.ГГГГ»; — в конце точка не ставится. |
||||||||
| ← | Межстрочный интервал 1,5 или Enter. | |||||||||
| ← | Реквизит «Место составления или издания»:
— печатается без абзацного отступа; — в конце точка не ставится. |
|||||||||
| ← | Межстрочный интервал 1,5 или Enter. | |||||||||
|
О приеме на работу |
← | Реквизит «Заголовок к тексту»:
— печатается без абзацного отступа; — максимальная длина строки 73 мм; — в конце точка не ставится. |
||||||||
| ← | Межстрочный интервал 1,5 или Enter. | |||||||||
|
ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу 09.10.2017 кладовщиком 4-го разряда на склад комплектующих изделий с тарифной ставкой согласно штатному расписанию с заключением договора о полной материальной ответственности. |
Реквизит «Текст»:
— излагается от первого лица единственного числа; — слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов; — пункт «Приказ довести до сведения…» не включается; — в конце текста ставится точка; — печатается от нулевого положения, за исключением строки, начинающейся с абзацного отступа (1,25 см); — выравнивание текста — по ширине, межстрочный интервал — одинарный; — запрещается выделять текст и печать его вразрядку; — слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым. Другая информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт. |
|||||||||
| Основание: | 1. Заявление Иванова И.И.
2. Трудовой договор от 09.10.2017 N 7. |
|||||||||
| ← | Межстрочный интервал 1,5 или Enter. | |||||||||
| Директор общества | Подпись | Г.О.Солей | ← | Реквизит «Подпись»:
— в название должности включается видовое наименование организации (институт, предприятие, комитет и т.д.); — наименование должности печатается без абзацного отступа; — расшифровка подписи от границы левого поля печатается на расстоянии 120 мм. |
||||||
| ← | Межстрочный интервал 1,5 или Enter. | |||||||||
| Начальник юридического отдела
Подпись И.С.Пономаренко |
← | Реквизит «Виза» печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт. | ||||||||
| ← | Межстрочный интервал 1,5 или Enter. | |||||||||
| С приказом ознакомлен | Подпись | И.И.Иванов | ← | Отметка об ознакомлении:
— оформляется на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления; — печатается без абзацного отступа и через межстрочный интервал точно 14 пт. |
||||||
| Нижнее поле — не менее 20 мм. | ||||||||||
Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.
Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.
Бланк приказа
Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец . Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.
Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.
Оформление приказов
Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.
Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.
В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».
В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово
ПРИКАЗЫВАЮ:
печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.
Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).
В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).
Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.
В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.
Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).
Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».
Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:
Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12
Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.
Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.
Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 216 комментариев
|
Здравствуйте! В приказе от конца декабря 2017 есть пункт следующего содержания"Ознакомить с настоящим приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к учетному процессу" и другой пункт «Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера». Вопрос — Исходя из этого кто должен был ознакамливать ДОУ или сам бухгалтер? Как выяснилось в середине апреля 2018 г. сотрудники с данным приказом ознакомлены не были, соответственно только в апреле сотрудникам был выслан данный приказ по эл. почте. Сотрудники в свою очередь отказываются расписываться за ознакомление с приказом. А главный бухгалтер требует от ДОУ, чтобы были их подписи в листе ознакомления. Вопрос — как в данном случае быть ДОУ? |
|
|
Здравствуйте! В любой организации есть случаи, когда руководитель уезжает в командировку и издает приказ. Такой приказ нужен, так как это письменное подтверждение факта командировки. Примерная формулировка такого приказа:
| |||||
Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.
Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).
По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:
- распоряжения по основной деятельности;
- распоряжения по кадровому составу;
- распоряжения по финансово-хозяйственной деятельности.
В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:
- организационно-структурные вопросы, связанные с разделением функций и компетентности подразделений и сотрудников;
- нормативно-правовые акты, которые регулируют внутренний распорядок, положения об оплате труда, премирования и должностные обязанности работников (должностные инструкции);
- проведение инвентаризации, аудита, аттестации сотрудников, контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности;
- утверждение отчетов структурных подразделений и документов, направляемых в вышестоящие и надзорные организации.
Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.
Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.
Читайте также: Образец доверенности в налоговую
ПРИКАЗ №12
В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра
Приказываю:
- Утвердить положение об отделе технического контроля и должностную инструкцию начальника отдела технического контроля.
- Подчинить отделу технического контроля аналитические лаборатории цехов №1, 2 и 3.
- Назначить начальником отдела технического контроля Парамонову Ирину Александровну.
- Контроль исполнения приказа возложить на главного инженера Самойлова Сергея Ивановича.
- С приказом ознакомить начальников цехов и смен (по списку).
Приложение
— Положение об отделе технического контроля
— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.
Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.
С приказом ознакомлены:
Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.
Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»
ПРИКАЗ №24
О создании отдела технического контроля
В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1
Приказываю:
- Создать комиссию по расследованию несчастного случая в составе.
— главного инженера Самойлова Сергея Ивановича (председатель комиссии);- председателя профкома Павлова Сергея Петровича;- начальника отдела охраны труда и техники безопасности Замковой Елены Ивановны;— начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;
— инженера Васильевой Татьяны Ивановны.
- Комиссии провести в трехдневный срок расследование несчастного случая, составить отчет с указанием дополнительных мер по усилению охраны труда и соблюдению правил техники безопасности на заводе.
3. Контроль исполнения приказа беру на себя.
Предлагаем вашему вниманию классическую статью про оформление приказов (состав реквизитов, их назначение, размещение, отображение), которую автор снабдил отдельными рекомендациями практика и множеством примеров. Особое внимание уделено формулированию текста приказа.
Управленческое действие / воздействие обычно начинается с издания некого распорядительного документа, получившего еще в древние времена наименование «приказ». Приказ - это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.
Приказ - стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.
Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:
- оформления бланков приказов,
- оформления текста приказа,
- подписания приказа,
- рассылки приказа исполнителям,
- организации контроля исполнения приказа,
- организации хранения приказов в текущем делопроизводстве,
- подготовки приказов к архивному хранению.
Деление приказов на различные группы
Сегодня приказы принято делить на две группы:
- приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
- приказы по личному составу.
Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:
- приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается служба ДОУ 1 , а
- приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.
Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов - по основным вопросам деятельности.
Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:
- определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
- распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
- с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
- с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
- с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника - приказ о проведении инвентаризации).
Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только примеры, характерные для любой организации 2 . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.
Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых - облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.
Требования к оформлению бланков приказов
Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6.30-2003.
В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.
А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
22 - подпись;
25 - оттиск печати;
27 - отметка об исполнителе;
30 - идентификатор электронной копии документа <. . .>
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19 <. . .>
Пример 1
Продольный бланк приказа (с нумерацией реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003)
Пример 2
Угловой бланк приказа с центрированным расположением реквизитов и их нумерацией
Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов - это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля.
Примеры 1 и 2 отличаются не только размещением реквизитов, но и их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Кстати, если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков да еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все - придется выбрать что-то одно. Специальные уголки (скобки) для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны (есть только в Примере 2), вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.
Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (реквизит 4), ОГРН (5), ИНН/КПП (6), справочные данные об организации (9). Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.
Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т.е. о чистом листе бумаги формата А4, на котором аккуратно, без ошибок и опечаток, напечатаны сведения, одинаковые для всех приказов данной организации, а также нанесены отметки для дальнейшего проставления некоторых переменных реквизитов 3 .
Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «Создание защищенных форм документов в MS Word» на стр. 84 журнала № 11’ 2012
Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.
При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 (адресат) также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 (гриф утверждения документа). А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Герб, эмблема или товарный знак
В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня (например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т.д.). Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям.
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа (например, в вашем распоряжении только пишущая машинка), а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.
Наименование организации
Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы - ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками.
Для части приказов установлен предельный срок хранения - постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА.
Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием (см. Пример 1).
При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно (см. тот же Пример 1).
Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят.
Наименование вида документа
В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.
Дата и регистрационный номер
Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание - это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.
Допускается несколько способов оформления даты:
- арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012 или
- словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.
Место составления или издания документа
Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.
Пример 3
Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.». А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее... удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!
Текст приказа
Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.
Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:
- О создании аттестационной комиссии;
- О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
- Об итогах проведения семинара.
Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, - на его тексте.
На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.
Пример 4
Констатирующая часть текста приказа
Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.
Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.
Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты , которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то - 2, где-то - 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.
Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».
Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).
Пример 5
Нумерация поручений распорядительной части приказа
В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения . Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) - см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).
Пример 6
Формулировка поручения
1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения - 12 декабря 2012 года.
2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения - 21 января 2013 года.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.
Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.
См. статью «Как определить сроки исполнения?» на стр. 12 журнала № 8’ 2011
Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения - <конкретная дата>», как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:
- с какой даты отсчитываем срок - с даты подписания приказа или со следующего дня?
- считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.
Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом - с помощью клавиши «пробел».
Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.
Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно... легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).
Пример 7
Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы
Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».
Обращу ваше внимание еще на одну проблему - это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».
Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.
Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012
Если к приказу прилагается какой-либо документ , то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!
На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.
Пример 8
Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа
1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).
2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).
Пример 9
На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ
Пример 10
На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа
Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение - УТВЕРЖДЕНО, Порядок - УТВЕРЖДЕН, а Инструкция - УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).
Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа . Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.
Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.
Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.
Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.
Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.
Пример 11
Приказ по основной деятельности
Сноски
1. Служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления) на конкретном предприятии может именоваться по-разному: Управление делами, секретариат, канцелярия и т.п., вплоть до личности отдельного секретаря в малой организации.
2. Это типовые приказы, поэтому они нашли отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558).
3. Известны случаи, когда на специальную мелованную бумагу наносили только изображение эмблемы организации, а затем с помощью принтера печатали необходимый в конкретной ситуации бланк или документ в целом.